Si sente parlare sempre più spesso, negli ultimi anni, di digitalizzazione: un processo tanto inevitabile quanto naturale ormai per le aziende, che nell’ottica di un miglioramento dei processi e di un’ottimizzazione delle risorse non possono più permettersi di rimandare. L’utilizzo della carta deve essere infatti ridotto il più possibile e questo è ormai chiaro a tutti, ma non si tratta solamente di un obbligo etico. Non sono solamente le aziende attente alla sostenibilità e all’ambiente a doversi adeguare alla digitalizzazione, perché questo è un processo che porta notevoli vantaggi anche dal punto di vista economico ed organizzativo.
Digitalizzazione: di cosa si tratta?
La digitalizzazione consiste sostanzialmente nell’adozione, da parte delle aziende, di strumenti tecnologici che al giorno d’oggi sono sempre più evoluti. In modo particolare, questo processo sta diventando fondamentale nell’eliminazione dei documenti cartacei, che rappresentano ormai un vero e proprio problema per le imprese. Da tale punto di vista, esistono due tipologie di digitalizzazione: quella duplicativa, che consiste nel creare una copia del documento cartaceo in formato digitale e quella nativa che invece esclude a priori l’utilizzo della carta. In quest’ultimo caso infatti i documenti vengono realizzati, salvati ed inviati direttamente in formato elettronico.
In entrambi i casi, l’autenticazione può avvenire oggi in modo altrettanto smart senza la necessità di stampare su carta, semplicemente apponendo una firma Pdf.
I vantaggi della digitalizzazione per le aziende
La digitalizzazione è ormai diventata inevitabile per le aziende, perché nel prossimo futuro l’utilizzo della carta dovrà essere ridotto sempre di più. Come abbiamo accennato però, parliamo di un processo che può apportare numerosi vantaggi all’impresa e che dunque dovrebbe essere accolto con favore da tutte le aziende. Vediamo nel dettaglio quali sono i reali benefici che è in grado di offrire la digitalizzazione.
Aumento della CSR
La Corporate Social Responsibility è sempre più importante per le aziende e la digitalizzazione rientra tra le pratiche da adottare per guadagnare punti a livello etico. Consente infatti di ridurre notevolmente lo spreco di carta, in un’ottica di sostenibilità ambientale che sta assumendo un valore enorme anche all’interno delle imprese.
Ottimizzazione dello spazio
Digitalizzare significa anche ottimizzare lo spazio, perché si traduce nell’eliminazione di tutti i documenti in formato cartaceo che spesso rappresentano un problema perché ingombranti.
Risparmio economico
La digitalizzazione dei documenti consente alle aziende di raggiungere un risparmio economico notevole e anche questo è un innegabile vantaggio che non si può sottovalutare. L’acquisto delle risme di carta, per non parlare di toner e cartucce per stampante, sono voci di spesa che incidono in modo significativo sul budget di un’azienda e che si possono eliminare completamente con la digitalizzazione.
Ottimizzazione del tempo
Consultare un archivio digitale in cui si può trovare qualsiasi documento in modo rapido ed intuivo rappresenta sicuramente un vantaggio non da poco per le aziende, che possono in tal modo ottimizzare il tempo impiegato per la ricerca e l’archiviazione delle pratiche.
Praticità
Con la diffusione dello smart working anche in Italia, per molte aziende poter contare sulla digitalizzazione significa anche evitare numerosi problemi a livello pratico. Ogni documento infatti si può inviare e convalidare anche a distanza.
