La digitalizzazione dei documenti è il processo di conversione di documenti cartacei fisici in moduli digitali riconoscibili dal computer. Poiché la digitalizzazione manuale richiede molto tempo, la strategia migliore è utilizzare altre tecniche a questo scopo.
I vantaggi della digitalizzazione dei documenti sono numerosi, tra cui:
- Rendere accessibili informazioni/dati
- I documenti digitali sono più sicuri e riservati
- Aumentare efficienza e produttività
- Ci evita di dover gestire pile di file
È possibile digitalizzare un’ampia gamma di file multimediali, come documenti cartacei, contratti, mappe, fotografie, libri, progetti, ricevute, carte d’identità, lettere, contratti e altro ancora.
Quindi ora sai cos’è la digitalizzazione, giusto? Se è così, lascia che ti spieghiamo alcuni modi per digitalizzare i tuoi documenti. Continua a leggere per esplorare e conoscere questi metodi!
Metodo 1. Stampante multifunzione (MFP)
UN stampante multifunzione (MFP) combina stampa, scansione e copia. Sono disponibili in le case, ufficie altri locali che richiedono la copia di documenti. Se disponi di una stampante MFP o ne hai accesso, puoi digitalizzare i tuoi documenti con essa.
Usare una stampante multifunzione è piuttosto semplice. Aprire il coperchio di scansione e posizionare il documento sul piano dello scanner. Vicino la copertina e regolare le impostazioni di scansione, se necessario. premi il Scansione pulsante per avviare il processo. Trova i file dei documenti scansionati all’interno del file cartella designata.
Professionisti
- Stampa, scansiona e copia in un unico posto
- Comunemente disponibile in molte case e uffici
- Facile accesso e condivisione dei file scansionati
Contro
- Velocità di scansione più lenta
- Può essere complesso da configurare
Metodo 2. App di scansione mobile
Un’altra opzione è a app di scansione mobile. Questi vengono installati su un dispositivo mobile per digitalizzare i tuoi documenti. Con l’aiuto del built-in applicazione fotocamera, catturano immagini di documenti e le convertono in formati digitali.
Le app popolari includono CamScanner, Obiettivo Microsoft Office, E Adobe Scan. Trasformano il tuo smartphone in uno scanner portatile che puoi portare in tasca e utilizzare sempre e ovunque.
Per questo metodo, installare un’app di scansione prima sul tuo dispositivo mobile. Aprire l’app e fare una foto del documento. Poi, regolare i bordi, fare domanda a un filtro e modificare la scansione ulteriormente per migliorarne la qualità. Salvare il file come PDF o documento.
Professionisti
- Portatile e sempre con te
- Conveniente o addirittura gratuito
- Integrazione diretta con servizi email e cloud
- Facile da usare
Contro
- Il risultato dipende dalla qualità del documento e dall’illuminazione
- Richiede uno sforzo manuale per più pagine o documenti di grandi dimensioni
Metodo 3. Scanner piano
UN scanner piano è un particolare tipo di scanner in cui il documento viene posizionato su una superficie piana di vetro e la testina dello scanner si sposta sotto di essa per catturare ciò che è sulla carta.
Anche se sembrano stampanti multifunzione (MFP), lo sono dedicato per scansionare documenti. Sono progettati per offrire scansioni di alta qualità e può gestire ogni tipo di documento.
Per utilizzare uno scanner piano, collegarlo prima sul tuo computer. Apri il coperchio dello scanner, posto IL documento rivolto verso il basso sulla superficie del vetro e vicino il coperchio. Scansiona il documento dal computer. Quindi, controlla il anteprima della scansione e salvalo.
Professionisti
- Eccellente qualità di scansione con alta risoluzione
- Può eseguire la scansione di libri, riviste e documenti delicati
- Ottimo per scansioni dettagliate e ad alta fedeltà.
Contro
- Processo di scansione più lento, soprattutto per più pagine
Metodo 4. Strumento OCR
Riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) gli strumenti possono estrarre testo da un’immagine e convertirlo in forma modificabile. Possiamo utilizzare questa funzionalità degli strumenti OCR per digitalizzare i documenti.
Tutto quello che devi fare è catturare immagini da documenti cartacei utilizzando l’app fotocamera del tuo dispositivo mobile. Una volta che le immagini sono pronte, caricale sullo strumento OCR, estrai il testo e salva il testo come PDF o documento. Questo è tutto!
da immagine a testo è uno di questi strumenti OCR. Usalo O scegliere da altri strumenti OCR disponibili su Internet a questo scopo. Come accennato in precedenza, questi strumenti possono recuperare il testo da un’immagine in modo accurato e tempestivo e il risultato Somiglia a questo:
Professionisti
- Converte le immagini in testo in pochissimo tempo
- La presenza basata sul Web li rende accessibili da qualsiasi luogo
- Compatibile su tutti i dispositivi
- Automatizza l’estrazione dei dati dai documenti
Contro
- Nessun contro
Metodo 5. Applicazione fotocamera mobile
Se vuoi catturare e digitalizzare fotografie, il built-in applicazione fotocamera sul tuo dispositivo mobile è la soluzione perfetta. C’è non c’è bisogno A installare qualsiasi software o app di editing fantasiosa; semplicemente aprire l’app della fotocamera mobile e catturare stampe più vecchie dagli album.
Tuttavia, assicurati che ci sia buona illuminazione dove stai scattando l’immagine. Inoltre, utilizzare il strumenti di modifica integrati o software dedicato sullo smartphone per modificare e migliorare le immagini catturate. Alla fine, condividi e salva i dati su un archivio sicuro.
Professionisti
- Meglio digitalizzare le immagini
- Non è necessario installare alcuna app o software
- L’app per fotocamera mobile dispone di strumenti di modifica
Contro
- Nessun contro
Parole finali
Digitalizzare documenti cartacei è facile. Questo può essere fatto in molti modi, ad esempio con una stampante multifunzione (MFP), un’app di scansione mobile, uno scanner piano, uno strumento OCR e un’app per fotocamera mobile.
Gli scanner piani sono più convenienti delle stampanti multifunzione e possono creare scansioni di alta qualità per documenti rigidi. Se hai spesso bisogno di digitalizzare documenti, procuratene uno tu stesso.
Una stampante multifunzione (MFP) è utile per scansionare pagine di grandi dimensioni e creare documenti. Le app di scansione mobile come CamScanner vengono installate sui dispositivi mobili e li convertono in scanner portatili. Puoi usarli per catturare immagini e creare documenti.
Gli strumenti di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) convertono immagini di testo in formati modificabili e semplificano la digitalizzazione di documenti scritti. Puoi anche utilizzare l’app della fotocamera del tuo cellulare per digitalizzare perfettamente le foto senza bisogno di software aggiuntivo.
